Tato případová studie je anonymizovaná. Stavíme interní systémy, takže popisujeme typ systému a proč vznikl, ne pro koho.
Výchozí situace
Klientem je obchodní firma, která pro konkrétní zakázky pravidelně shání materiál: zjistit, co je potřeba, najít dodavatele, porovnat ceny a odpovědět zákazníkovi do termínu.
Dřív to znamenalo číst dokumenty k zakázce kvůli seznamu materiálu, ručně procházet e-shopy a velkoobchody, kopírovat ceny do tabulky a termíny nosit v hlavě nebo v kalendáři. Práce se opakovala a ceny ručně kopírované z mnoha záložek se snadno spletly.
Co jsme postavili
Sadu workflow v n8n, která udělají pochůzky a výsledky nechají v databázi, kterou firma už používá a kde tým pracuje.
Vytažení materiálu. U vybrané zakázky workflow přečte přiložené dokumenty a jazykovým modelem z nich vytáhne požadovaný materiál s množstvím a jednotkami.
Hledání dodavatelů a cen. Pro každý materiál navrhne model s vyhledáváním na webu kandidátní nabídky ze srovnávačů cen, e-shopů a velkoobchodů, každou s odkazem na stránku produktu. Pak přijde to podstatné, a to bez AI: workflow otevře každou stránku produktu a cenu přečte jen ze strukturovaných dat produktu. Ověřená cena má vždy přednost před odhadem modelu a nedostupná stránka se jako taková označí, místo aby shodila běh.
Kontrola specifikace. Model dostane u každé nabídky jednu úzkou otázku: odpovídá specifikaci? Cenu neposuzuje.
Pořadí. Užší výběr řadí obyčejný kód: nabídky, které neodpovídají, vypadnou, zbytek se seřadí podle ceny za poptávanou jednotku a co nemá potvrzenou shodu, se označí ke kontrole člověkem. Doprava se ukazuje jako poznámka k ověření u e-shopu a do pořadí se nemíchá.
Koncepty poptávek. Další větev vyhledá dodavatele ve veřejných rejstřících firem a připraví koncepty poptávek, které tým zkontroluje a odešle.
Připomínky. Plánovaná úloha pošle souhrnný e-mail před blížícími se termíny a vynechá vše, co je už uzavřené. Když není co hlásit, nic neodejde.
Jak to funguje v běžném provozu
Tým vybere zakázku, spustí vytažení materiálu a hledání dodavatelů a dostane seřazený užší výběr s ověřenými cenami, zdroji a poznámkami, co je ještě potřeba zkontrolovat. Připomínky chodí dřív, než termíny začnou hořet. Malý dashboard ukazuje stav workflow a vypínač je umí pozastavit, aniž by kdokoli otevíral n8n.
Nikdo už nekopíruje ceny ze záložek prohlížeče do tabulky a termín nezávisí na tom, jestli si na něj někdo vzpomene.
Co jsme se naučili
Model posuzuje, kód řadí. Jazykové modely se hodí k hledání kandidátů a čtení specifikací. Ceny, řazení a součty patří obyčejnému kódu, takže každou pozici ve výběru jde dohledat ke zdroji.
Před porovnáním sjednoťte jednotky. Nabídky bývají za kus, za balení nebo za metr. Porovnávat je bez přepočtu na poptávanou jednotku dává sebevědomé nesmysly. Když přepočet nejde, má to systém říct, ne hádat.
Buďte explicitní v časových pásmech. Nástroje často ukládají data v jednom pásmu a plánují v jiném. Konvenci určete jednou a uložená data čtěte všude stejně, jinak pozdně večerní termíny skončí ve špatném dni.
Neporovnávejte čísla jako text. Mnoho no-code nástrojů porovnává textová pole abecedně. Ukládejte čísla jako čísla, nebo ať workflow, které číslo vlastní, zapíše jednoduchý příznak, na který se dá podmínka zeptat.
Rozhodněte, jak selže pojistka. Každý vypínač má mít záměrné chování pro případ, že nastavení chybí nebo není dostupné. U monitoringu je obvykle bezpečnější běžet dál než potichu přestat.
Které službě to odpovídá
Je to n8n automatizace, kde AI dělá dvě úzké práce: čte dokumenty a kontroluje specifikace. Všechno, co musí pokaždé sedět, tedy ceny, pořadí a termíny, je obyčejný kód. Související příklad: Monitoring veřejných zakázek s n8n a AI.
